Odpowiedź na zapytanie z dn. 22.01.2018:

 

Pyt i odp. l.dz. 688.18 - z dn. 22.01.2018.pdf

 

 

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

NA USŁUGI POCZTOWE W OBROCIE KRAJOWYM I ZAGRANICZNYM

 

Zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (t.j. Dz. U. z 2017 r.  poz. 1579.) oraz „Regulaminem udzielania zamówień w Wojewódzkim Szpitalu Psychiatrycznym im. prof. Tadeusza Bilikiewicza  w Gdańsku w sprawie udzielania zamówień, których wartość nie przekracza równowartości 30 000 Euro” Wojewódzki Szpital Psychiatryczny im. prof. Tadeusza Bilikiewicza w Gdańsku kieruje zapytanie ofertowe i zaprasza do złożenia oferty na usługi pocztowe zgodnie z opisem określonym w „Formularzu cenowym” niniejszej dokumentacji, stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego. Zamawiający zastrzega co następuje:

1. Nie dopuszcza składania ofert częściowych, wariantowych oraz równoważnych.

2. Rozliczenia z Zamawiającym mogą się odbywać tylko w walucie polskiej.

3. Zamawiający zastrzega sobie osobiste wykonanie Zamówienia przez Wykonawcę bez udziału podwykonawców.

 

 

 

Zamawiający wymaga wykonania zamówienia w terminie: od dnia podpisania umowy przez okres 24 miesięcy. Planowany termin rozpoczęcia świadczenia usługi 1 luty 2018 r. Zamawiający przewiduje zawarcie umowy na w/w okres zgodnie z zapisami określonymi w Załączniku nr 3 do Zapytania ofertowego „Warunki umowy”.

 

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie powszechnych  usług pocztowych w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe ( Dz. U. z 2017 r. poz. 1481 ) w obrocie krajowym i zagranicznym dla Wojewódzkiego Szpitala Psychiatrycznego im. prof. T. Bilikiewicza w Gdańsku z siedziba w Gdańsku ul. Srebrniki 17 , w zakresie:

przyjmowania, przemieszczania i dostarczania przesyłek pocztowych oraz dostarczania  ewentualnych zwrotów.

Ilości wskazane w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający zastrzega, że rzeczywiste ilości przesyłek wynikać będą z aktualnych potrzeb  Zamawiającego  i mogą odbiegać od ilości podanych w formularzy cenowym.  Wykonawcy, z którym Zamawiający podpisze umowę nie przysługuje roszczenie  o realizację usługi w wielkościach podanych  w tabeli  formularza cenowego.

Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających, stanowiących nie  więcej niż 20 %  wartości zamówienia podstawowego.

 

Szczegółowe informacje dotyczące wykonania usługi:

Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o gabarytach A i B :

a)    zwykłe – nierejestrowane, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym

b)    zwykłe priorytetowe - nierejestrowane, najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,

c)    polecone – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,

d)    polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym,

e)    polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbiory (ZPO) – przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym

f)     polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbiory (ZPO) – przesyłki najszybsze, przyjęte za potwierdzeniem nadania  i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym

 

Gabaryt A – to przesyłki listowe o wymiarach:

Minimum- - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 mm x 140 mm

Maksimum – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokości 20 mm lub długości 325 mm, szerokości 230 mm

Gabaryt B – to przesyłki listowe o wymiarach:

Minimum- jeżeli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm,

Maksimum – suma długości, szerokości i wysokości 900mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 600 mm

 

Paczki.

Przez paczki rozumie się paczki:

Zwykłe  - rejestrowanie nie będące paczkami najszybszej kategorii – za zwrotnym potwierdzeniem odbioru(ZPO)

Priorytetowe  - rejestrowane najszybszej kategorii  - za zwrotnym potwierdzeniem odbioru(ZPO)

Gabaryt A paczki o wymiarach:

minimum - wymiary strony adresowej  nie mogą być mniejsze  niż 90mm x 140 mm

maksimum  - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm

Gabaryt B             

minimum – jeżeli choć jeden  z wymiarów przekracza długość  600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm

maksimum  - suma długości i największego obwodu  mierzonego w innym kierunku niż długość – 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm

 

Wymagania :

  1. Nadawanie przesyłek następować będzie w dniu ich dostarczenia przez Zamawiającego.
  2. Przesyłki dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego wskazanego miejsca w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym,
  3. Wykonawca zobowiązuje się dostarczać Zamawiającemu  potwierdzenie / pokwitowanie odbioru przesyłki przez adresata  niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki.
  4. Wykonawca będzie dostarczał przesyłki pocztowe z zachowaniem wskaźników terminowości doręczeń określonych w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe ( Dz. U. z 2017 r. poz. 1481) oraz przepisów wykonawczych do w.w. ustawy.
  5. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie ( awizo) o prośbę podjęcia  przesyłki ze wskazaniem, gdzie  i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Pierwszy termin odbioru wynosi 7 dni, licząc od dnia pozostawienia  zawiadomienia (awizo). W przypadku niepodjęcia  przesyłki w tym terminie, przesyłka jest awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru , przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podanie przyczyny nie odebrania przez adresata. Przepisy obowiązujące w tym zakresie to: Ustawa Prawo pocztowe, Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji  z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego ( Dz. U. z 2013 r. poz. 545), Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2014 r. w sprawie reklamacji usług pocztowych ( Dz. U. 2013 poz. 1468 z późn. zm.) oraz regulaminy Wykonawcy.
  6. Uiszczanie opłat od przesyłek listowych następować będzie zaliczkowo. Przez opłatę zaliczkową należy rozumieć opłatę za konkretnie wskazaną  przez Zamawiającego usługę pocztową , w części wniesionej przez Zamawiającego, bezgotówkowo , poprzez polecenie przelewu  w terminie wcześniejszym, niż zrealizowane usługi z uwzględnieniem zasad  rozliczania i regulowania należności, o których mowa w załączniku nr 3 „warunki umowy” w części „warunki płatności”.

 

Łączna kwota zaliczek na poczet opłat za realizację usług , o których mowa w powyżej wyniesie nie mniej niż 100 % wartości opłat za przewidywane do zrealizowania w danym okresie rozliczeniowym usługi.

 

 

  1.  Zamawiający zobowiązuje się do umieszczania oznaczenia potwierdzającego wniesienie opłaty za usługę w formie odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą.
  2. Do przesyłek używane będą potwierdzenia odbioru Wykonawcy dostarczane Zamawiającemu nieodpłatnie.
  3. Rozliczanie i regulowanie należności za świadczone usługi następować będzie w cyklu miesięcznym.
  4. Wykonawca w trakcie trwania umowy zapewni nieodpłatnie niezbędne dokumenty, formularze, druki, blankiety, itp. w ilościach niezbędnych do realizacji umowy oraz odpłatnie wymagane książki nadawcze.
  5. Zamawiający nie wyraża zgody na stosowanie programu elektronicznego procesu nadawania przesyłek.
  6. Waga przesyłki ustalana będzie w formie zamkniętej.
  7. Zamawiający będzie korzystał z własnych opakowań przesyłek i paczek.
  8. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek w dwóch egzemplarzach ( w tym jeden dla Wykonawcy).
  9. Odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzany przez Wykonawcę pieczątką z  podpisem i datą  w prowadzonych rejestrach tj. książkach nadawczych, zestawieniach ilościowych. 
  10. Miejscem dostarczenia przesyłek zwrotnych i potwierdzania odbioru nie dostarczonych przesyłek jest  siedziba Szpitala  Gdańsk ul. Srebrniki 17, Sekretariat Główny  bud. 17 pok.4  1-sze piętro w dni robocze w godz. 700  - 1300 .
  11. Nadawanie przesyłek – raz dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz. …… w najbliższej  placówce nadawczej wskazanej przez Wykonawcę usytuowanej w Gdańsku nie dalej niż 8 km od siedziby Zamawiającego.
  12. Zamawiający i Wykonawca dopuszcza możliwość zmiany punktów nadania korespondencji w trakcie trwania umowy przy zachowaniu odległości nie dalej niż 8 km od siedziby Zamawiającego.
  13. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia, z trzema wyjątkami:

a.     w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku,

b.     w przypadku, jeżeli konieczność wprowadzenia zmian wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących , iż zmiana  w/ w cen leży w interesie publicznym,

c.     ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegają obniżeniu w toku realizacji zamówienia , w przypadku , gdy opłaty pocztowe wynikają ze standardowego cennika lub Regulaminu Wykonawcy  będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas zastosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe, dla usług , wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu.

 

  1. Zamawiającemu przysługuje możliwość korzystania z programów rabatowych oferowanych przez Wykonawcę w toku realizacji umowy.
  2. Przygotowanie umowy uwzględniającej warunki opisane w niniejszym zapytaniu należy do Wykonawcy.

 

Osoby uprawnione do kontaktu z Zamawiającym:

- Kierownik Działu Adm. tel.  58 52 47 504.

- Dział Zamówień Publicznych tel. 58 52 47 518

 

1.   Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązany jest do złożenia:

1)    wypełnionego formularza „Oferty”, będącego Załącznikiem nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego;

2)    wypełnionego „Formularza cenowego”, będącego Załącznikiem nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego;

3)    aktualnego dokumentu poświadczającego formę prawną prowadzonej działalności np. odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców ( np. KRS, CEiDG);

4)    aktualnego wpisu do rejestru operatorów pocztowych;

5)    stosowne pełnomocnictwo – w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie wynika bezpośrednio ze złożonego z ofertą odpisu właściwego rejestru

 

 

2.   Kryteria wyboru ofert: cena  -  100%

 

3.   Opis przygotowania oferty

1)    Oferta musi być sporządzona na Formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego w języku polskim, pismem czytelnym.

2)    Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę.

3)    Wykonawca może złożyć w prowadzonym postępowaniu wyłącznie jedną ofertę.

4)    Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania firmy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa.

 

 

5.   Ofertę (wg załączonego poniżej wzoru), w formie pisemnej należy przesłać lub złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego:

 

Wojewódzki Szpital Psychiatryczny im. prof. Tadeusza Bilikiewicza

ul. Srebrniki 17, 80-282 Gdańsk

Sekretariat Dyrektora Szpitala, budynek nr 17, I piętro, pokój nr 4 w godz. 7.00 – 14.00

 

Drogą elektroniczną na adres :

e-mail: szpital@wsp-bilikiewicz.pl

 

do dnia 24 stycznia 2018 r. do godz. 1000.

 

 

Korespondencja kierowana do Zamawiającego powinna zawierać w tytule informacje : Oferta na usługi pocztowe – znak sprawy Z/Adm. 28/2018.

 

Załączniki do zapytania - formularze do pobrania:

Załączniki do zapytania.doc